Physio Connection Privacy Policy.
Effective April 2nd, 2021
Welcome to Physio Connection, the leading Canadian network of physiotherapists that provide online pain management. Please read our Privacy Policy carefully before accessing or using our website.
9436-8313 Québec inc. is the owner and operator of Physio Connection and https://physioconnection.ca/. The privacy policy set forth (the "Policy") applies to all sites and mobile applications (the “Site” or “the Website”), as well as the network of physiotherapists (the “Network”) that are the property of 9436-8313 Québec inc. ("Physio Connection", "We", "Us"). By using the Site or the Network, you agree to this Privacy Policy.
Physio Connection is a company providing a Network that allows members of the public located in Canada (the “Users”), to book an online physiotherapy appointment (“the Services”) with qualified physiotherapists. Our Physiotherapists will use different software to provide their Services, such as Zoom for Healthcare, Embodia and Typeform, to provide and collect standard forms and questionnaires, provide an online Physiotherapy assessment or treatment, and/or to summarize treatment plan, whether by video call, audio call or text messages (the “Consultations”). Our Network is accessible through a web browser.
Considering the nature of our Services, Physio Connection treats your privacy with utmost respect and is committed to protecting it through our compliance with this privacy policy (the “Policy”).
This Policy describes:
(i) the type of information we may collect from you or that you may provide when you access and use the Network, or when you visit the website physioconnection.ca (our “Website”),
(ii) how we collect, use, disclose, and protect the personal information, including personal health information, of our Users and/or website users (“you”, “your”), and
(iii) our practices for collecting, using, maintaining, protecting, and disclosing that information.
We will only use your personal information in accordance with this Policy unless otherwise required by applicable law. We take steps to ensure that the personal information that we collect about you is adequate, relevant, not excessive, and used for limited purposes. All employees and contractors of Physio Connection collecting and processing personal information in accordance with this Policy are required to adhere to the protections described in this Policy. Whenever we engage a third-party service provider or whenever we work with a new partner, we ensure that the information is properly safeguarded at all times at a comparable level of protection the information would have received if it had not been transferred.
For the purposes of this Policy:
(i) “personal information” or “PI” means information about an identifiable individual, which includes information that can be used on its own or with other information to identify, contact, or locate a single person; and
(ii) “personal health information” or “PHI” means information about an identifiable individual that relates to the individual’s physical or mental health, including name of patient, date of birth, medical history, medical treatment, medical test results, medication list, and health number. PHI may be found in medical records, treatment and examination notes and communications between patients and our Physiotherapists via the Network.
Please read this Policy carefully to understand our policies and practices for collecting, processing, and storing your information. If you do not agree with this Policy, your choice is to not use our Network, or our Website. This Policy should be read in conjunction with our Terms of Service.
After making a reservation for Services, you will also be required to read and agree with the Consent Form prior to attending your online appointment with a Physiotherapist, which informs you about the benefits, risks and limitations of our services and the Consultations rendered by the Physiotherapist and obtains your consent to be provided with our services. You should not use our Network unless you fully understand and agree to the Terms of Service, the Consent Form and this Policy. By accessing or using our Network you indicate that you understand, accept, and consent to the practices described in this Policy, the Terms of Service and the Consent Form, as applicable.
Please also note that this Policy may change from time to time (see Changes to Our Privacy Policy for more information).
Information we collect about you
We collect and use several types of information from and about you:
When you make a reservation with a Physiotherapist:
Personal information, that we can reasonably use to directly or indirectly identify you and contact you when needed, such as your name, mailing address, e-mail address, telephone number, Internet protocol (IP) address used to connect your computer to the Internet, username or other similar identifier and any other identifier we may use to contact you online or offline.
When you access and use the Network and when you receive Consultations:
Personal information and PHI:
(i) personal information as described above;
(ii) all personal health information about your physical and mental health you may disclose to our Physiotherapists that is relevant to establish your care plan, such as symptoms, medical history, clinician observations, appointment history, diagnosis, investigation results and treatment information.
De-identified, aggregated, and anonymized information: non-personal information that does not directly or indirectly reveal your identity or directly relate to an identified individual, such as demographic information, or statistical or aggregated information. Statistical or aggregated data does not directly identify a specific person, but we may derive non-personal statistical or aggregated data from the personal information we collected. For example, we may aggregate personal information to calculate the percentage of Users accessing a specific feature of our Network. We may also use your personal information obtained from Consultations for product development, services quality checks or research purposes (such as medical research and studies). Such information will be anonymized and de-identified before being analyzed and used for such purposes.
When you make or receive a payment through our Network:
Any transaction information including your credit card or banking information or other financial data in order to process the payment will be collected and processed by a PCI-compliant third-party provider and will not be collected nor processed by Physio Connection. Any other personal information you may provide for the purposes of the transaction will be collected and used to process your order only.
When you access and use our Website:
(i) Technical information, such as your login information, your geo-location information, browser type and version, time zone setting, browser plug-in types and versions, operating system and platform, or information about your internet connection, the equipment you use to access our Website, and usage details.
(ii) Digital interaction information: Non-personal details about your Website interactions, including the full Uniform Resource Locators (URLs), clickstream to, through and from our Website (including date and time), products you viewed or searched for, page response times, download errors, length of visits to certain pages, page interaction information (such as scrolling, clicks, and mouse-overs), methods used to browse away from the page, or any phone number used to call our customer service number.
(iii) Job Applicant Information: resumé, cover letter, reference letter, employment history and interests that you may send us directly or through our Join our Team page.
How we collect information about you
We use different methods to collect your information, including:
Through direct interactions with you through the Website, the Network or during Consultations when you provide it to us, for example, by filling in forms and questionnaires, by receiving care from our Physiotherapists or by receiving Orientation Services from our team members.
Automatically, through cookies and other automated data collection technologies or interactions, as you navigate through our Website and the Network. Information collected automatically may include usage details, IP addresses, and information collected through cookies, web beacons, and other tracking technologies (the “Activity Information”).
Through business partners and clients that provide us with a list of eligible Users that can have access to our Network and services.
How we collect your information automatically
The information we collect automatically is Activity Information that can be associated with your personal information, and we maintain it or associate it with personal information we collect directly from you or that we receive from third parties. It helps us improve our Website and to deliver a better and more personalized service, including by enabling us to:
Estimate our audience size and usage patterns;
Store information about your preferences, allowing us to customize our Website according to your individual interests;
Speed up your searches; and
Recognize you when you return to our Website.
The technologies we use for this automatic data collection may include:
Cookies (or browser cookies). A cookie is a small file placed on the hard drive of your computer. You may refuse to accept browser cookies by activating the appropriate setting on your browser. However, if you select this setting, you may be unable to access certain parts of our Website. Unless you have adjusted your browser setting so that it will refuse cookies, our system will issue cookies when you direct your browser to our Website.
Flash Cookies. Certain features of our Website may use local stored objects (or Flash cookies) to collect and store information about your preferences and navigation to, from, and on our Website. Flash cookies are not managed by the same browser settings that are used for browser cookies.
Web Beacons. Pages of our Website, as the case may be, may contain small electronic files known as web beacons (also referred to as clear gifs, pixel tags, and single-pixel gifs) that permit the Company, for example, to count users who have visited those pages and for other related website statistics (for example, recording the popularity of certain website content and verifying system and server integrity).
Third Party use of cookies and other tracking technologies
Some content or applications on the Website, including advertisements, are served by third-parties, including advertisers, ad networks and servers, content providers, and application providers. These third parties may use cookies alone or in conjunction with web beacons or other tracking technologies to collect information about you when you use our Website. The information they collect may be associated with your personal information or they may collect information, including personal information, about your online activities over time and across different websites and other online services. They may use this information to provide you with interest-based (behavioural) advertising or other targeted content.
You can opt-out of several third party ad servers’ and networks’ cookies simultaneously by using a relevant opt-out tool, such as the ones created by the Digital Advertising Alliance of Canada and the Network Advertising Initiative. You can also access these websites to learn more about online behavioural advertising and how to stop websites from placing cookies on your device. Opting out of a network does not mean you will no longer receive online advertising. It does mean that the network from which you opted out will no longer deliver ads tailored to your web preferences and usage patterns.
We do not control these third parties’ tracking technologies or how they are used. If you have any questions about an advertisement or other targeted content, you should contact the responsible provider directly.
How we use your personal information
We use information that we collect about you or that you provide to us, including any personal information:
To provide you with access to our Network and to any Consultations, information, products, or services that you request from us, including healthcare services;
To identify and authenticate you in order for you to access the Network and to provide you with our services;
To communicate with you with respect to the Network registration and respond to your inquiries on the Network, our Website or our products and services offering in general;
To determine your eligibility to access the Network and our services;
To carry out our obligations and enforce our rights arising from any contracts we may have with you, notably our Terms of Service, including for billing and collection or to comply with legal requirements.
To notify you about new products or services releases, new partnerships and other key information on Physio Connection;
To notify you about changes to our Network or our Website or any products or services we offer or provide though it;
To provide you with useful healthcare information and other information about trends and best practices in healthcare, mental health and well-being and other relevant topics in connection with our services;
To process your job applications through our Website;
To improve our Website, products or services, marketing, or customer relationships and experiences;
To fulfill any purposes we described before your provided the information; and
For any other purposes upon your consent.
When we disclose your personal information
We may disclose personal information and PHI that we collect or you provide as described in this Policy:
To third-party professionals, including physiotherapists, family doctors, nutritionists or occupational therapists, involved in providing you with the services or the Consultations. All professionals engaged by Physio Connection, whether as contractors or employees, are contractually obligated to keep personal information confidential, use it only for the purposes for which we disclose it to them, and to process the personal information with the same standards set out in this Policy. When the disclosure is part of a care plan that you have agreed to, we will consider the agreed care plan to constitute implied consent;
For all other disclosures to a third-party not associated with Physio Connection’s Network or services, we will only make the disclosure after obtaining your express consent;
To fulfill the purpose for which you provide it; and
For any other purpose disclosed by us when you provide the information.
We may also disclose your personal information:
To comply with any court order, law, or legal process, including to respond to any government or regulatory request, in accordance with applicable laws, notably in case of suspected or actual privacy breach;
To third parties, when potentially lifesaving information during medical emergencies; and
To enforce or apply our Terms of Service and other agreements, including for billing and collection purposes.
If we believe disclosure is necessary or appropriate to protect the rights, property, or safety of Physio Connection, our clients, or others. This includes exchanging information with other companies and organizations for the purposes of fraud protection and credit risk reduction.
When we transfer your personal information
In order to provide you with some of our Services, we may need to transfer your personal information, including PHI when medically indicated, to different Physio Connection partners, including lawyers, law firms, healthcare professional, clinics, etc. We may also transfer your personal information, including PHI to a third-party service provider for processing and storage in Canada. Whenever we engage a third-party service provider, we ensure that the information is properly safeguarded at all times at a comparable level of protection the information would have received if it had not been transferred.
We may disclose and share your personal information to explore and/or undertake a corporate transaction, including a merger, acquisition, amalgamation, IPO, reorganization or sale of Physio Connection. Your personal information relevant to the transaction, such as billing information, can be used and disclosed solely for the purposes related to the transaction and will be protected by security safeguards appropriate to the sensitivity of the information. Your PHI will not be disclosed and will remain confidential, except in case of completion of a business transaction, in accordance with applicable law, to a buyer or other successor in the event of a merger, divestiture, restructuring, reorganization, dissolution, or other sale or transfer of some or all of Physio Connection’s assets, whether as a going concern or as part of bankruptcy, liquidation, or similar proceeding, in which personal information held by Physio Connection about our clients and Users is among the assets transferred and is necessary for carrying on the business or activity of the company and the provision of our services.
We may share de-identified, aggregated or anonymized information with our clients for reporting purposes, including usage of our services, and with third party service providers for use in creating marketing materials, case studies and statistical analyses or for research purposes (such as medical research and studies). This allows Physio Connection, its clients and our respective third‑party service providers to understand how we are performing, or develop relevant products, services or offers.
Please note that our Website may include links to third-party websites, plug-ins, services, social networks, or applications. Clicking on those links or enabling those connections may allow the third party to collect or share data about you. If you follow a link to a third-party website or engage a third-party plugin, please note that these third parties have their own privacy policies and we do not accept any responsibility or liability for these policies. We do not control these third-party websites, and we encourage you to read the privacy policy of every website you visit.
We may use the information we have collected from you to enable us to display advertisements to our advertisers’ target audiences. Even though we do not disclose your personal information for these purposes without your consent, if you click on or otherwise interact with an advertisement, the advertiser may assume that you meet its target criteria.
How we keep information secure
The security of your personal information is very important to us. We use physical, electronic, and administrative measures designed to secure your personal information from accidental loss and from unauthorized access, use, alteration, and disclosure. Such measures include:
Secure Storage: Physio Connection stores all PHI on the Embodia electronic medical record (EMR) services. Embodia EMS adheres to global privacy and data protection best practices, and is compliant with HIPAA, PHIPA, and PIPEDA.
Encryption: Physio Connection uses the following services to for video (Zoom for Healthcare), audio (Zoom for Healthcare) and written (ProtonMail or Embodia Chat) exchanges. Zoom for Healthcare is provided via Embodia, which entered into a HIPAA Business Associate Agreement with Zoom that lists their obligation to keep Zoom for Healthcare secure and compliant. They are also ensuring HIPAA, PIPEDA and PHIPA compliance. Embodia Chat is a texting platform compliant with HIPAA, PHIPA, and PIPEDA. ProtonMail is End-to-End encrypted, with zero access to user data. We are using Typeform to collect some information, such as documents related to your job application or your consent prior to an appointment with a Physiotherapist. Please refer to their respective websites to confirm the latest security measures.
Privacy Policies and Training: Physio Connection has implemented written policies and procedures that specifically address the privacy and security of your PHI. Physio Connection delivers privacy training to employees and contractors on how to safeguard personal information and mitigate operational risks. All Physio Connection employees and contractors are contractually obligated to keep personal information confidential, use it only for the purposes for which we disclose it to them, and to process the personal information with the same standards set out in this Policy
The safety and security of your information also depends on you. Please ensure that while using the Network and particularly during Consultations, you are in a safe and private environment where the confidentiality of your personal information and your privacy are adequately protected.
Unfortunately, the transmission of information through the Internet is not completely secure. Although we do our best to protect your personal information, we cannot guarantee the security of your personal information transmitted to our Website or our Network. Any transmission of personal information is at your own risk. We are not responsible for circumvention of any privacy settings or security measures contained on the Website or our Network.
Please note that here is no guarantee against data breaches. However, Physio Connection has taken reasonable measures to prevent a breach, as described above. In the event of a data breach, Physio Connection will notify Users at the first reasonable opportunity of the breach, immediately apply remedial measures and notify any relevant provincial or federal authority in accordance with applicable laws.
How long we retain the information
Except as otherwise permitted or required by applicable law or regulation, we will only retain your personal information for as long as necessary to fulfill the purposes we collected it for, including for the purposes of satisfying any legal, accounting, or reporting requirements. Under some circumstances we may anonymize your personal information so that it can no longer be associated with you. We reserve the right to use anonymous and de-identified data for any legitimate business purpose without further notice to you or your consent.
Children under the age of 14
Our Website is not intended for children under 14 years of age. Children under age 14 may provide any personal information on our Website or our Network, only with the consent of his or her legal guardian. Once the consent of the legal guardian is received, we will collect, use and process all personal information collected in accordance with this Policy.
Any access or change to any personal health information of children under 14 years of age will be given to the parent entitled to the information or the legal guardian only. We may request any relevant documentation from the parent or legal guardian, such as a copy of any custody and access agreement or any related court order, to proceed with any access or change requests.
How to access and correct your personal information
It is important that the personal information we hold about you is accurate and current. Please keep us informed if your personal information changes. By law you have the right to request access to and to correct the personal information that we hold about you.
If you want to review, verify, correct, or withdraw consent to the use of your personal information you may also send us an email at info@physioconnection.ca to request access to, correct, or delete any personal information that you have provided to us.
We may request specific information from you to help us confirm your identity and your right to access, and to provide you with the personal information that we hold about you or make your requested changes. Applicable law may allow or require us to refuse to provide you with access to some or all of the personal information that we hold about you, or we may have destroyed, erased, or made your personal information anonymous in accordance with our record retention obligations and practices. If we cannot provide you with access to your personal information, we will inform you of the reasons why, subject to any legal or regulatory restrictions.
We will provide access to your personal information without fee, subject to exceptions set out in applicable privacy legislation. Examples of such exceptions include:
Information protected by solicitor-client privilege.
Information that is part of a formal dispute resolution process.
Information that is about another individual that would reveal their personal information or confidential commercial information.
Information contained in patients’ records: you have the right to access your patient record as detained by our healthcare professionals, including all the PHI contained therein. If you request a copy of your patient record, it will be provided to you, subject to a reasonable fee. We use reasonable means to ensure that information in your patient record is accurate. If you identify any inaccuracies, you can request that a note be made on the file indicating the inaccurate information.
Some of your personal information cannot be deleted for a period of at least seven (7) years starting from their collection or update by Physio Connection, this because of legal or regulatory requirements. Therefore, for any deletion request, please contact us at info@physioconnection.ca, and we will do our best to see how we can accommodate your request.
We may not accommodate a request to change information if we believe the change would violate any law or legal requirement or cause the information to be incorrect.
If you are concerned about our response or would like to correct the information provided, you may contact us at info@physioconnection.ca.
Withdrawing your consent
Where you have provided your consent to the collection, use, and transfer of your personal information, you may have the legal right to withdraw your consent under certain circumstances. To withdraw your consent, if applicable, contact us at info@physioconnection.ca. Please note that if you withdraw your consent we may not be able to provide you with a particular product, service, Consultation and you may not be able to access the Website or the Network anymore. We will explain the impact to you at the time to help you with your decision.
If you no longer wish to receive certain informational or promotional emails from us, you can opt-out by sending us an email stating your request to info@physioconnection.ca. This opt-out does not apply to information provided to the Company as part of a product or service purchase, service experience, or other transactions.
Changes to our policy
It is our policy to post any changes we make to our Policy on this page with a notice that the privacy policy has been updated on the Website. If we make material changes to how we treat our users’ personal information, we will notify you by email to the primary email address specified in your contact details and through a notice on the Website home page. We include the date the privacy policy was last revised at the top of the page. You are responsible for ensuring we have an up-to-date, active, and deliverable email address for you, and for periodically visiting our Website and this Policy to check for any changes.
Contact information
We welcome your questions, comments, and requests regarding this Policy and our privacy practices. Please contact us at info@physioconnection.ca.
We have procedures in place to receive and respond to complaints or inquiries about our handling of personal information, our compliance with this Policy, and with applicable privacy laws. To discuss our compliance with this Policy please contact us at info@physioconnection.ca.
If we are unable to resolve your issue to your satisfaction, you can file a complaint with the privacy commissioner in your province or territory, or with the Office of the Privacy Commissioner of Canada.
Politique de confidentialité Physio Connection
Dernière mise à jour le 2 avril 2021
Bienvenue sur le site de Physio Connection, le principal réseau canadien de physiothérapeutes offrant une prise en charge de la douleur en ligne. Veuillez lire attentivement notre politique de confidentialité avant d'accéder à notre site Web ou de l'utiliser.
9436-8313 Québec inc. est le propriétaire et l'exploitant de Physio Connection et de https://physioconnection.ca/. La politique de confidentialité énoncée (la " Politique ") s'applique à tous les sites et applications mobiles (le " Site " ou " le Site Web "), ainsi qu'au réseau de physiothérapeutes (le " Réseau ") qui sont la propriété de 9436-8313 Québec inc. (" Physio Connection ", " Nous ", " Notre "). En utilisant le Site ou le Réseau, vous acceptez la présente politique de confidentialité.
Physio Connection est une société fournissant un Réseau qui permet aux membres du public situés au Canada (les " Utilisateurs "), de prendre un rendez-vous de physiothérapie en ligne (" les Services ") avec des Physiothérapeutes qualifiés. Nos Physiothérapeutes utilisent différents logiciels pour fournir leurs services, tels que Zoom for Healthcare, Embodia et Typeform, pour fournir et recueillir des formulaires et des questionnaires standard, fournir une évaluation ou un traitement de physiothérapie en ligne, et/ou résumer le plan de traitement, que ce soit par appel vidéo, appel audio ou messages texte (les "Consultations"). Notre réseau est accessible par un navigateur Internet.
Considérant la nature de nos services, Physio Connection traite la confidentialité de vos renseignements personnels avec le plus grand respect et s’engage à protéger celles-ci conformément à la présente politique de confidentialité (la “Politique”).
Notre Politique décrit :
(i) le type d’information que nous pouvons recueillir auprès de vous ou que vous pouvez nous fournir quand vous accédez et utilisez le Réseau ou quand vous visitez notre site web www.physioconnection.ca (notre “Site Web”),
(ii) comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements personnels, incluant les Renseignements Personnels sur la Santé (“RPS”), de nos Utilisateurs et/ou les visiteurs de notre Site Web (“vous”), et
(iii) nos pratiques pour recueillir, utiliser, maintenir, protéger et divulguer ces renseignements.
Nous utiliserons vos renseignements personnels conformément à cette Politique, sauf en cas d’obligation contraire imposée par la législation applicable. Nous prenons les mesures adéquates pour nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons à propos de vous soient adéquats, pertinents, non excessifs et utilisés dans un but précis et limité. Tous les employés et entrepreneurs travaillant pour Physio Connection qui recueillent et traitent des renseignements personnels conformément à cette Politique doivent adhérer aux standards de protection décrits dans cette Politique. Lorsque nous engageons une tierce partie comme fournisseur de service or lorsque nous travaillons avec un nouveau partenaire, nous nous assurons que les renseignements personnels auxquels ils ont accès sont adéquatement protégées en tout temps, et ce à un niveau de protection comparable à celui que ces renseignements auraient reçus s’ils n’avaient pas été transférés.
Aux fins de cette Politique :
(i) “renseignement personnel” ou “RP” signifie un renseignement à propos d’un individu identifiable, et inclut notamment un renseignement, qui utilisé seul ou avec d’autres renseignements, permet d’identifier, de contacter ou de localiser un individu; et
(ii) “renseignement personnel sur la santé” ou “RPS” signifie un renseignement identificatoire à propos d’un individu qui est lié à sa santé physique ou mentale incluant le nom du patient, la date de naissance, l’historique médicale, les traitements médicaux, les résultats à des tests médicaux, une liste de médication et toute autre information de santé. Les RPS peuvent se retrouver dans les dossiers médicaux, les notes de traitements du professionnel de santé et les communications entre le patient et nos professionnels de la santé via le Réseau.
Nous vous prions de lire cette Politique attentivement pour comprendre nos politiques et nos pratiques pour la collecte, le traitement et le stockage de vos renseignements personnels, RPS et autres informations. Si vous ne consentez pas à cette Politique, votre choix est de ne pas utiliser notre Réseau ou notre Site Web. Cette Politique doit être lue conjointement avec nos Conditions de service.
Lorsque de la création d’un compte sur le Réseau, vous devez aussi lire et accepter le Formulaire de consentement avant de pouvoir utiliser le Réseau. Le Formulaire de consentement vous informe des avantages, risques et limitations des services et Consultations rendus par le biais du Réseau et vous demande votre consentement afin de vous offrir nos services. Vous ne devriez pas utiliser nos services à moins d’avoir pleinement compris et accepté nos Conditions de service, le Formulaire de consentement et cette Politique. En accédant ou en utilisant notre Réseau vous indiquez que vous comprenez, acceptez et consentez aux politiques et pratiques décrites dans cette Politique, nos Conditions de service et le Formulaire de consentement, si applicable.
Les renseignements que nous recueillons à propos de vous
Nous recueillons et utilisons plusieurs types d’information de votre part et à propos de vous :
Lorsque vous faites une réservation auprès d'un physiothérapeute :
Les renseignements personnels que nous pouvons raisonnablement utiliser pour directement ou indirectement vous identifier et vous contacter lorsque nécessaire, tel que votre nom, date de naissance, votre adresse postale, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, l’adresse Protocole Internet (IP) utilisée pour connecter votre ordinateur à Internet, votre nom d’utilisateur ou autres identifiants similaires et tout autre identifiant pouvant être utilisé pour vous contacter en ligne ou hors-ligne.
Quand vous accédez et utilisez le Réseau et lorsque vous recevez des Consultations :
Renseignements personnels et RPS :
(i) tout renseignement personnel tel que décrit plus haut;
(ii) tout renseignement personnel à propos de votre santé physique et mentale que vous pourriez partager à nos Physiothérapeutes et qui est pertinent et nécessaire pour établir un plan de soins, tel que vos symptômes, votre historique médical, des observations cliniques, un historique de rendez-vous, un diagnostic, les résultats d’une enquête et les informations par rapport à un traitement; et
Informations dépersonnalisées, regroupées et anonymisées : toute information non-personnelle qui ne révèle pas directement ou indirectement votre identité ou rapporte pas directement à un individu identifiable, tel que des informations géographiques, ou statistiques ou des informations regroupées. Les données statistiques regroupées ne permettent pas d’identifier directement une personne en particulier, mais elles pourraient découler de vos renseignements personnels. Par exemple, nous pourrions regrouper des renseignements personnels pour calculer le pourcentage d’accès par nos Utilisateurs à une fonction particulière de notre Réseau. Nous pourrions aussi utiliser certains de vos renseignements personnels obtenus lors des Consultations pour développer des produits, pour vérifier le niveau de qualité de nos services ou à des fins de recherches (tel que des recherches et des études médicales). Ces renseignements personnels seront anonymisés et dépersonnalisés avant d’être utilisés à de telles fins.
Quand vous faites ou recevez un paiement via notre Réseau :
Toute information transactionnelle, incluant vos informations de carte de crédit, bancaires ou toutes autres données financières dans le but de procéder au paiement, sera recueillie et traitée par un fournisseur tiers conformément aux standards de l’industrie (PCI) et ne seront pas recueillies ni utilisées par Physio Connection. Tout renseignement personnel que vous pourriez nous fournir pour procéder à une transaction sera recueilli et utilisé pour traiter votre achat seulement.
Quand vous accédez et utilisez notre Site web :
(i) Toute information technique : tel que vos informations de connexion, votre géo-localisation, le type et la version de votre navigateur web, les réglages de fuseau horaire, la version et le type de plugin de navigateur, le système et la plateforme d’opération, ainsi que l’information à propos de votre connexion internet, l’équipement utilisé pour accéder à notre Site Web et certains détails à propos de votre usage.
(ii) Toute information relative à votre interaction numérique : tel que l’information à propos de votre interaction sur notre Site Web, incluant les localisateurs de ressources uniformes (URL), le parcours de clics vers, via et depuis notre Site Web (y compris la date et l’heure), les produits que vous avez consultés ou recherchés, les temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites sur certaines pages, les informations d’interaction des pages (telles que le défilement, les clics et les survols de souris), les méthodes utilisées pour quitter la page ou tout numéro de téléphone utilisé pour appeler notre numéro de service client.
(iii) Les informations concernant vos candidatures à nos offres d’emploi : tel que votre curriculum vitae, lettre de motivation, lettre de référence, vos antécédents professionnels et vos intérêts que vous pourriez nous faire parvenir directement ou via notre page Rejoindre notre Équipe.
Comment nous recueillons vos renseignements
Nous utilisons différentes méthodes pour recueillir vos renseignements incluant :
Par les interactions directes que nous avons avec vous via notre Site Web ou le Réseau ou lors des Consultations lorsque vous nous les fournissez, par exemple en remplissant des formulaires et des questionnaires, en recevant des soins de nos Physiothérapeutes.
Automatiquement, par le biais de cookies et d’autres technologies de collecte de données automatisée, lorsque vous naviguez sur notre Site Web et le Réseau. Les informations recueillies automatiquement peuvent inclure des détails d’utilisation, des adresses IP et des informations recueillies par le biais de cookies, de balises Web et d’autres technologies de traçage numérique (les “Informations sur l’activité”).
Par le biais de nos partenaires commerciaux et de nos clients qui nous fournissent leurs listes d’utilisateurs éligibles pouvant avoir accès à notre Réseau et à nos services.
Comment nous recueillons vos renseignements de manière automatique
Les renseignements que nous recueillons automatiquement sont des Informations sur l’activité qui peuvent être associées à vos renseignements personnels, et nous les conservons ou les associons aux renseignements personnels que nous recueillons directement auprès de vous ou que nous recevons de tiers. Ils nous aident à améliorer notre Site Web et à fournir un service amélioré et personnalisé, notamment en nous permettant de :
Estimer la taille de notre audience et les tendances d’utilisation;
Rassembler des informations sur vos préférences, nous permettant de personnaliser notre Site Web en fonction de vos intérêts individuels;
Accélérer vos recherches; et
Vous reconnaître lorsque vous revenez sur notre Site Web.
Les technologies que nous utilisons pour cette collecte automatique de données peuvent inclure :
Cookies (ou cookies de navigateur). Un cookie est un petit fichier placé sur le disque dur de votre ordinateur. Vous pouvez refuser d’accepter les cookies de navigateur en activant le paramètre approprié sur votre navigateur. Cependant, si vous sélectionnez ce paramètre, vous ne pourrez peut-être pas accéder à certaines parties de notre Site Web. À moins que vous n’ayez ajusté les paramètres de votre navigateur pour qu’il refuse les cookies, notre système émettra des cookies lorsque vous dirigez votre navigateur vers notre Site Web.
Cookies Flash. Certaines fonctionnalités de notre Site Web peuvent utiliser des objets stockés localement (ou des Cookies Flash) pour recueillir et rassembler des informations sur vos préférences et la navigation vers, depuis et sur notre Site Web. Les Cookies Flash ne sont pas gérés par les mêmes paramètres de navigateur que ceux utilisés pour les cookies de votre navigateur.
Balises Web. Les pages de notre Site Web, selon le cas, peuvent contenir de petits fichiers électroniques appelés balises Web (également appelés gifs clairs, pixels invisibles et gifs à pixel unique) qui permettent à Physio Connection, par exemple, de compter les utilisateurs qui ont visités ces pages et pour d’autres statistiques de Site Web connexes (par exemple, enregistrer la popularité de certains contenus de site Web et vérifier l’intégrité du système et du serveur).
L’utilisation des cookies et autres technologies de traçage numérique par des parties tierces
Certains contenus ou applications sur le Site Web, y compris les publicités, sont présentés par des tierces parties, incluant des annonceurs, des réseaux et serveurs publicitaires, des fournisseurs de contenu et des fournisseurs d’applications. Ces tiers peuvent utiliser des cookies seuls ou en conjonction avec des balises Web ou d’autres technologies de traçage numérique pour recueillir des informations vous concernant lorsque vous utilisez notre Site Web. Les informations qu’ils recueillent peuvent être associées à vos renseignements personnels ou ils peuvent recueillir des informations, y compris des renseignements personnels, sur vos activités en ligne au fil du temps et sur différents sites Web et autres services en ligne. Ils peuvent utiliser ces informations pour vous fournir de la publicité (comportementale) basée sur vos intérêts ou tout autre contenu ciblé.
Vous pouvez désactiver simultanément les cookies de plusieurs serveurs et réseaux publicitaires en utilisant un outil de désactivation, tel que ceux créés par la Digital Advertising Alliance of Canada et le Network Advertising Initiative. Vous pouvez également accéder à ces sites Web pour en savoir plus sur la publicité comportementale en ligne et comment empêcher les sites Web de placer des cookies sur votre appareil. La désactivation d’un réseau ne signifie pas que vous ne recevrez plus de publicité en ligne. Cela signifie que le réseau dont vous vous être désinscrit ne diffusera plus d’annonces adaptées à vos préférences Web et à vos habitudes d’utilisation.
Nous ne contrôlons pas les technologies de traçage numérique des tierces parties ni la manière dont elles sont utilisées. Si vous avez des questions sur une publicité ou un autre contenu ciblé, vous devez contacter directement le fournisseur tiers responsable.
Comment nous utilisons vos renseignements personnels
Nous utilisons les renseignements que nous recueillons à votre sujet ou que vous nous fournissez, y compris tout renseignement personnel:
Pour vous donner accès à notre Réseau et à toutes Consultations, informations, produits ou services auxquels vous demandez l’accès, y compris des services de physiothérapie en ligne;
Pour vous identifier et vous authentifier afin que vous puissiez accéder au Réseau et que nous puissions vous fournir nos services;
Pour créer et administrer votre compte utilisateur lorsque vous vous inscrivez sur notre Réseau;
Pour communiquer avec vous concernant votre inscription au Réseau et votre compte et répondre à vos demandes sur le Réseau, notre Site Web ou nos produits et services en général;
Pour déterminer votre éligibilité à accéder au Réseau et à nos services;
Pour s’acquitter de nos obligations et faire valoir nos droits découlant de tout contrat que nous pouvons avoir avec vous, y compris des droits découlant de nos Conditions de service, incluant la facturation et le recouvrement, ou pour se conformer à des exigences légales;
Pour vous informer des nouvelles versions de produits ou services, de nos nouveaux partenariats et d’autres informations clés à propos de Physio Connection;
Pour vous informer des modifications apportées à notre Réseau ou à notre Site Web ou à tout produit ou service que nous proposons ou fournissons par son intermédiaire;
Pour vous fournir des informations utiles sur la santé et d’autres informations sur les tendances et les meilleures pratiques en matière de santé, de santé mentale et de bien-être et d’autres sujets pertinents en rapport avec nos services;
Pour traiter vos candidatures d’emploi via notre Site Web;
Pour améliorer notre Site Web, nos produits ou services, notre marketing ou nos relations et expériences avec les clients;
Pour remplir les objectifs que nous avons décrits avant que vous nous fournissiez les informations; et
À toute autre fin avec votre consentement.
Quand nous divulguons vos renseignements personnels
Nous pouvons divulguer les renseignements personnels et les RPS que nous recueillons ou que vous nous fournissez conformément à la présente Politique :
À des professionnels de la santé indépendants, tels que des physiothérapeutes, des médecins de famille, des nutritionnistes ou des ergothérapeutes, impliqués dans la fourniture des services ou des Consultations. Tous les professionnels ou conseillers engagés par Physio Connection, que ce soit en tant que sous-traitants ou employés sont contractuellement tenus de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquels nous leur divulguons et de traiter les renseignements personnels selon les normes définies dans la présente Politique. Lorsque la divulgation fait partie d’un plan de soins ou de tout autre service d'orientation et de conseil que vous avez accepté, nous considérons le plan de soins ou les services d'orientation et de conseil accepter par vous comme constituant un consentement implicite;
Pour toutes les autres divulgations à un tiers non associé au Réseau ou aux services de Physio Connection nous ne procéderons à la divulgation qu’après avoir obtenu votre consentement explicite;
Pour remplir l’objectif pour lequel vous fournissez les informations; et
À toutes autres fins que nous vous divulguons lorsque vous fournissez les informations.
Nous pouvons également divulguer vos renseignements personnels :
Pour nous conformer à toute ordonnance du tribunal, loi, ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire, conformément aux lois applicables, notamment en cas de violation présumée ou réelle de la vie privée;
À des tiers, lorsqu’il s’agit d’informations susceptibles de sauver des vies lors d’urgence médicales;
Pour faire respecter ou appliquer nos Conditions de service et autres ententes, y compris à des fins de facturation et de recouvrement; et
Si nous pensons que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Physio Connection, de nos clients ou d’autres personnes. Cela comprend l’échange d’informations avec d’autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude et de réduction du risque de crédit.
Quand nous transférons vos renseignements personnels
Afin de vous fournir certains de nos services d'orientation et de conseil, nous pouvons être amenés à transférer vos renseignements personnels, y compris les RPS lorsque cela est médicalement indiqué, à différents partenaires de Physio Connection y compris des avocats, des cabinets d’avocats, des conseillers financiers, des conseillers matrimoniaux, des laboratoires et cliniques tierces, etc. Nous pouvons aussi transférer vos renseignements personnels y compris vos renseignements personnels sur la santé à un fournisseur de services indépendant pour le traitement et le stockage de ces données au Canada. Lorsque nous engageons un fournisseur de service indépendant, nous nous assurons que les renseignements transférés sont correctement protégés, et ce à un niveau de protection comparable à celui que ces renseignements auraient reçus s’ils n’avaient pas été transférés.
Nous pouvons divulguer et partager vos renseignements personnels pour explorer et/ou entreprendre une transaction commerciale, y compris une fusion, une acquisition, une amalgamation, une introduction en bourse, une réorganisation ou une vente de Physio Connection. Dans ce cas, vos renseignements personnels pertinents pour la transaction seront utilisés et divulgués uniquement aux fins liées à la transaction et seront protégés par des mesures de sécurité appropriés à la sensibilité des informations. Vos RPS ne seront pas divulgués et resteront confidentiels, sauf dans le cas de complétion d’une transaction commerciale et conformément à la loi applicable, à un acheteur ou à un autre successeur en cas de fusion, cession, restructuration, réorganisation, dissolution ou autre vente ou transfert de tout ou une partie des actifs de Physio Connection, que ce soit dans le cadre d’une exploitation ou d’une faillite, liquidation ou procédure similaire, dans laquelle les informations détenues par Physio Connection sur nos clients et utilisateurs font partie des actifs transférés et sont nécessaires à la poursuite des activités de l’entreprise et de la fourniture des services.
Nous pouvons partager des informations anonymisées, dépersonnalisées ou agrégées avec nos clients pour pouvoir leur faire des rapports relativement à l’utilisation de nos services, et avec des fournisseurs de services tiers pour les utiliser dans la création de matériels marketing, d’études de cas et d’analyses statistiques ou à des fins de recherches (telles que des recherches et des études médicales). Ceci permet à Physio Connection, à ses clients et à nos fournisseurs de services indépendants de comprendre nos performances ou de développer des produits, services, ou offres pertinentes.
Veuillez prendre note que notre Site Web peut inclure des liens vers des sites Web tiers, des plug-ins, des services, des réseaux sociaux ou des applications. Cliquer sur ces liens ou activer ces connexions peut permettre à des tiers de collecter ou de partager des données vous concernant. Si vous suivez un lien vers un site Web d’un tiers ou vous accepter un plug-in d’un tiers, veuillez noter que ces tiers ont leurs propres politiques de confidentialité et nous n’acceptons aucune responsabilité pour ces politiques. Nous ne contrôlons pas les sites Web des tiers et nous vous encourageons à lire la politique de confidentialité de chaque site Web que vous visitez.
Nous pouvons utiliser les renseignements que nous avons recueillis auprès de vous pour nous permettre d’afficher des publicités auprès des publics cibles de nos annonceurs. Même si nous ne divulguons pas vos renseignements personnels à ces fins sans votre consentement, si vous cliquez sur ou interagissez d’une autre manière avec une publicité, l’annonceur peut supposer que vous répondez à ses critères cibles.
Comment nous conservons vos renseignements d'une manière sécuritaire
La sécurité de vos renseignements personnels est très importante pour nous. Nous utilisons des mesures physiques, électroniques et administratives conçues pour protéger vos renseignements personnels contre la perte accidentelle, contre l’accès, l’utilisation, la modification et la divulgation non autorisés. Ces mesures comprennent :
Secure Storage: Physio Connection stocke tous les RPS sur les services de dossiers médicaux électroniques (DME) d'Embodia. Embodia DME adhère aux meilleures pratiques mondiales en matière de confidentialité et de protection des données, et est conforme à HIPAA, PHIPA et PIPEDA.
Cryptage des données: Physio Connection utilise les services suivants pour les échanges vidéo (Zoom for Healthcare), audio (Zoom for Healthcare) et écrits (ProtonMail ou Embodia Chat). Zoom for Healthcare est fourni par l'intermédiaire d'Embodia, qui a conclu avec Zoom un Accord d'Association Commerciale HIPAA qui énumère son obligation de maintenir Zoom for Healthcare sécurisé et conforme. Ils assurent également la conformité à la HIPAA, à la PIPEDA et à la PHIPA. Embodia Chat est une plateforme de message conforme à HIPAA, PHIPA et PIPEDA. ProtonMail est crypté de bout en bout, avec un accès nul aux données des utilisateurs. Nous utilisons Typeform pour collecter certaines informations, comme les documents relatifs à votre candidature à un de nos emplois ou votre consentement avant un rendez-vous avec un Physiothérapeute. Veuillez vous référer à leurs sites web respectifs pour confirmer les dernières mesures de sécurité.
Politique de confidentialité et formation du personnel : Physio Connection a mis en oeuvre des politiques et des procédures écrites qui traitent spécifiquement de la confidentialité et de la sécurité de vos RPS. Physio Connection propose aux employés et aux sous-traitants une formation sur la protection de la vie privée qui traite de la manière de protéger les renseignements personnels et d'atténuer les risques opérationnels. Tous les employés et les sous-contractants de Physio Connection sont contractuellement tenus de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquels nous leur divulguons et de traiter ces renseignements personnels selon les mêmes normes énoncées dans la présente Politique.
La confidentialité et la sécurité de vos renseignements dépendent également de vous. Veuillez vous assurer que lorsque vous utiliserez le Réseau et en particulier lors des Consultations, vous vous trouvez dans un environnement sûr et privé où la confidentialité de vos renseignements personnels et votre vie privée est protégée.
Malheureusement, la transmission d’informations via Internet n’est pas totalement sécurisée. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de vos renseignements personnels transmis par le biais de notre Site Web ou notre Réseau. Toute transmission de renseignement personnel est faite à vos propres risques. Nous ne sommes pas responsable du contournement des paramètres de confidentialité ou des mesures de sécurité contenus sur le Site Web ou notre Réseau.
Veuillez noter qu’il n’y a aucune garantie contre l’utilisation non autorisée des données. Cependant, Physio Connection prend des mesures raisonnables pour empêcher une violation comme décrit ci-dessus. En cas d’utilisation non autorisée, Physio Connection avisera les utilisateurs à la première occasion raisonnable de la violation, appliquera immédiatement des mesures correctives et informera toute autorité provinciale ou fédérale compétente conformément aux lois applicables.
Période de rétention des renseignements
Sauf si exigé ou permis par la législation ou réglementation applicable, nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les avons recueillies, y compris afin de satisfaire aux exigences comptables ou de compte rendu. Dans certaines circonstances, nous pouvons anonymiser vos renseignements personnels afin qu’ils ne puissent plus vous être associés. Nous nous réservons le droit d’utiliser toute information anonyme et dépersonnalisée à des fins commerciales légitimes sans autre préavis ni votre consentement.
Enfants de moins de 14 ans
Notre Site Web n’est pas destiné aux enfants de moins de 14 ans. Les enfants de moins de 14 ans peuvent fournir des renseignements personnels sur notre Site Web ou notre Réseau, uniquement avec le consentement de leurs tuteurs légaux. Une fois le consentement du tuteur légal reçu, nous recueillerons, utiliserons et traitons toutes les renseignements personnels recueillis conformément à la présente Politique.
Tout accès ou droit de modification de tout renseignement personnel sur la santé des enfants de moins de 14 ans sera donné uniquement au parent ou au tuteur légal ayant droit à cette information. Nous pouvons demander tout document pertinent au parent ou au tuteur légal, comme une copie de tout accord de garde et de visite ou toute ordonnance judiciaire connexe, pour traiter toute demande d’information.
Comment corriger et accéder à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés si vos renseignements personnels changent. Selon la loi, vous avez le droit de demander l’accès et de corriger les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
Si vous souhaitez consulter, vérifier, corriger ou retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels, vous pouvez le faire en nous contactant par courriel au info@physioconnection.ca.
Il est possible que nous vous demandions des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et votre droit d’accès, et pour vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ou pour apporter les modifications demandées. La loi applicable peut nous autoriser ou nous obliger à refuser de vous donner accès à tout ou une partie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ou nous pouvons avoir détruit, effacé ou rendu vos renseignements personnels anonymes conformément à nos obligations de conservation des dossiers et les pratiques. Si nous ne pouvons pas vous donner accès à vos renseignements personnels, nous vous informerons des raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas acquiescer à votre demande, sous réserve de toute restrictions légales ou réglementaires.
Nous vous fournirons l’accès à vos renseignements personnels sans frais, sous réserve des exceptions énoncées dans la législation applicable en matière de confidentialité. Des exemples de telles exceptions comprennent :
Informations protégées par le privilège avocat-client.
Informations faisant partie d’un processus formel de règlement des différends.
Informations concernant une autre personne qui révéleraient leurs renseignements personnels ou des information commerciales confidentielles.
Informations contenues dans les dossiers médicaux des patients : vous avez le droit d’accéder à votre dossier patient tel qu’il est détenu par nos professionnels de la santé y compris toutes les RPS qui y sont contenus. Si vous demandez une copie de votre dossier patient, elle vous sera fournie moyennant des frais raisonnables. Nous utilisons des moyens raisonnables pour nous assurer que les informations contenues dans votre dossier patient sont exactes. Si vous identifiez des inexactitudes, vous pouvez demander qu’une note soit faite à votre dossier indiquant les informations inexactes.
Certaines de vos renseignements personnels ne peuvent pas être supprimés pour une période de sept (7) années à partir de leur collecte ou mise à jour par Physio Connection et ce, en raison d'exigences légales ou réglementaires. Par conséquent, pour toute demande de suppression, veuillez nous contacter à l'adresse info@physioconnection.ca, et nous ferons de notre mieux pour voir comment nous pouvons satisfaire votre demande.
Nous pouvons ne pas accéder à une demande de modification d'informations si nous pensons que la modification violerait une loi ou une exigence légale ou rendrait les informations incorrectes.
Si vous êtes préoccupé par notre réponse ou souhaitez corriger les informations fournies, vous pouvez nous contacter à info@physioconnection.ca.
Comment retirer votre consentement
Lorsque vous avez donné votre consentement à la collecte, à l’utilisation et au transfert de vos renseignements personnels, vous pouvez avoir le droit de retirer votre consentement dans certaines circonstances. Pour retirer votre consentement, le cas échéant, contactez-nous par courriel au info@physioconnection.ca. Veuillez noter que si vous retirer votre consentement, il se peut que nous ne puissions plus vous fournir un produit, un service, une consultation en particulier et que vous ne puissiez plus accéder au Réseau ou au Site Web. Nous vous expliquerons l’impact au moment opportun pour vous aider dans votre décision.
Si vous ne souhaitez plus recevoir certains courriels d’informations ou promotionnels de notre part, vous pouvez vous désinscrire en nous envoyant un courriel indiquant votre demande à info@physioconnection.ca. Cette désactivation ne s’applique pas aux informations fournies à Physio Connection dans le cadre d’un achat de produit ou de service, d’une expérience de services ou autres transactions.
Modifications de notre politique
Notre politique est de publier toutes les modifications que nous apportons à notre Politique sur cette page avec un avis que la politique de confidentialité a été mise à jour sur le Site Web. Si nous apportons des modifications importantes à la manière dont nous traitons les renseignements personnels de nos utilisateurs, nous vous en informerons par courriel à l’adresse courriel principale spécifiée dans votre profil contenu sur le Réseau et par le biais d’un avis sur la page d'accueil du Site Web. Nous incluons la date de la dernière révision de la politique de confidentialité en haut de la page. Vous êtes responsable de vous assurer que nous avons une adresse courriel à jour, active et livrable pour vous, et de visiter périodiquement notre Site Web et cette Politique pour vérifier tout changement.
Pour nous contacter
Vous pouvez nous contacter si vous avez des questions, commentaires et demandes concernant cette Politique et nos pratiques de confidentialité. Veuillez nous contacter à info@physioconnection.ca.
Nous avons des procédures en place pour recevoir et répondre aux plaintes ou demande de renseignements concernant notre traitement des renseignements personnels, notre conformité à la présente Politique et aux lois applicables en matière de confidentialité.
Pour discuter de notre conformité à cette politique, veuillez nous contacter à l'adresse info@physioconnection.ca.
Si nous ne sommes pas en mesure de répondre à votre demande à votre satisfaction, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée de votre province ou territoire ou auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.